Często pracodawcy nie mają własnych samochodów firmowych, czy to ze względu na sporadyczną liczbę zleceń poza siedzibą firmy, czy też w związku z wysokimi kosztami utrzymania pojazdu. Niekiedy samochód służbowy, który otrzymaliśmy od pracodawcy wymaga naprawy czy też jest używany przez innego pracownika. Wówczas pracownicy mogą odbyć podróż w celach służbowych własnym autem. Pracodawcy zobowiązani są do zwrotu kosztów wynikających z użytkowania auta prywatnego pracownika.
Używanie prywatnego auta do celów służbowych powinno nastąpić z inicjatywy pracownika, a ponadto pracodawca musi wyrazić na to zgodę. W przypadku niewyrażenia zgody przez pracodawcę, może on odmówić pracownikowi zwrotu kosztów poniesionych przez używanie własnego pojazdu przy wykonywaniu czynności służbowych.
Wyróżniamy dwie sytuacje, w których pracownik może używać własnego auta w celach służbowych – podróż służbowa oraz jazdy lokalne.
Pojęcie podróży służbowej oraz rozliczenie jej kosztów reguluje art. 775 Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. A contrario należałoby przyjąć, że pracownik nie odbywa podróży służbowej, jeżeli czynności służbowe wykonywane są w obrębie miejscowości, w której znajduje się stałe miejsce wykonywania jego pracy oraz w obrębie miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy, jeżeli zgodnie z umową miejscem pracy jest siedziba pracodawcy.
Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy następuje na podstawie umowy cywilonoprawnej między pracodawcą a pracownikiem. Warunki zwrotu kosztów określa Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Koszty wynikające z kilometrówki dla przejazdu 1 kilometra wynoszą dla samochodów osobowych:
- o pojemności silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,
- o pojemności silnika ponad 900 cm3 – 0,8358 zł
Należy zaznaczyć, że rozporządzenie reguluje kwestię zwrotu kosztów podróży samochodami osobowymi, motocyklami lub motorowerami. Nie obejmuje natomiast kwestii podróży samochodami ciężarowymi.
Kwoty określone w Rozporządzeniu obejmują poza kosztem paliwa także wydatki na pokrycie kosztów eksploatacji auta tj. zużycie opon, oleju, żarówek, a ponadto opłaty za przejazd płatnymi drogami, opłaty parkingowe itp.
Zwrot kosztów, o ile nie przekraczają one kwot określonych w rozporządzeniu, nie stanowi przychodu pracownika. Jeżeli natomiast pracodawca postanowi zwrócić koszty podróży służbowej w kwocie wyższej niż określona w rozporządzeniu, nadwyżka będzie stanowiła przychód pracownika, a co za tym idzie, będzie należało odprowadzić od niej podatek dochodowy, a także zwiększyć podstawę wymiaru składek ubezpieczeniowych. Pracodawca może natomiast koszty podróży zwrócone pracownikowi zaliczyć jako koszty prowadzenia działalności, jednak tylko do wysokości kwot z rozporządzenia.
Kolejną sytuacją, w której pracownik ma możliwość korzystania z prywatnego samochodu są jazdy lokalne. Są to jazdy w obrębie miejsca pracy pracownika określonym w umowie o pracę. Rozliczenia pracodawcy i pracownika z jazd lokalnych następują na podstawie umowy cywilnoprawnej o używanie pojazdu do celów służbowych. W umowie takiej strony mogą wybrać dwie formy rozliczeń: kilometrówka oraz ryczałt. Kilometrówkę rozlicza się na podstawie wyżej wymienionych stawek, zgodnie z faktycznym przebiegiem pojazdu. Ryczałt stanowi iloczyn stawki za 1 km przejazdu i miesięcznego limitu kilometrów przyznanych pracownikowi przez pracodawcę. Rozporządzenie określa górną granicę miesięcznego limitu kilometrów, który uzależniony jest od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony:
1) 300 km – do 100 tys. mieszkańców,
2) 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
3) 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.
Pracownik jest obowiązany złożyć pisemne oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
